C'est un équipément clé de toute activité professionnelle, que ce soit pour dupliquer des rapports importants ou numériser des documents vers des réseaux numériques. Pourtant, équiper son entreprise d'un photocopieur de bonne qualité représente un investissement financier important, notamment si le modèle possède de nombreuses fonctionnalités avancées. Pour faire un choix éclairé, il est nécessaire d'évaluer correctement ses besoins et les ajuster à son budget, avant l'acquisition ou l'achat d'un copieur.
Dans cet article, nous traiterons du prix d'un photocopieur professionnel en détaillant les divers facteurs qui en déterminent le coût. Nous examinerons enfin les différentes modalités d'achat et de location, pour aider les entreprises à opter pour la solution la plus adaptée à leurs besoins spécifiques.
Le prix d'un photocopieur professionnel, c'est-à-dire un matiériel doté de la technologie laser ou une imprimante multifonction, dépend de nombreux facteurs, allant de sa technologie d'impression à ses caractéristiques et fonctionnalités avancées. Parmi les critères qui vont définir ce coût, on retrouve :
La vitesse d'impression : Mesurée en pages par minute (ppm), la capacité d'impression a un impact direct sur son prix. Une haute capacité d'impression est souvent synonyme de performance supérieure, faisant des modèles rapides un choix privilégié pour les entreprises à grand volume d'impression, ce qui se reflète dans leur coût plus élevé. Inversement, les modèles avec une vitesse plus faible sont plus abordables et peuvent suffire pour des besoins moins intensifs.
La vitesse de numérisation : Tout comme la vitesse d'impression, la vitesse à laquelle un photocopieur peut scanner des documents, mesurée en images par minute (ipm), influence significativement son prix. Une vitesse de numérisation élevée améliore l'efficacité opérationnelle, permettant aux utilisateurs de convertir rapidement de grands volumes de documents physiques en formats numériques.
La qualité et résolution d'impression : La qualité des impressions et le rendu des scans, particulièrement importants pour les entreprises qui nécessitent des documents professionnels, affecte aussi le prix. Les photocopieurs capables d'imprimer et de numériser en haute résolution coûtent plus cher.
Les fonctionnalités avancées : Les fonctionnalités d'un photocopieur jouent un rôle important dans la détermination de son prix. Les modèles qui impriment en couleur sont plus coûteux que ceux en monochrome. De plus, les options telles que la numérisation réseau et l'impression recto verso automatique augmentent le prix. Les options de connectivité comme la connexion WiFi, la compatibilité avec des applications mobiles, et l'intégration aux réseaux d'entreprise peuvent également contribuer à une hausse du coût.
Les formats de papier pris en charge : Le coût d'un photocopieur peut également varier selon les tailles de papier qu'il peut gérer. Les appareils capables d'imprimer sur des formats plus grands comme le A3 sont souvent plus coûteux que ceux limités au format A4, en raison de leur capacité à répondre à des besoins d'impression plus diversifiés.
La marque et la réputation : Les grandes marques telles que Canon, HP, Ricoh, Konica Minolta, et Sharp dominent le marché des photocopieurs professionnels et sont réputées pour leur qualité et fiabilité. Les modèles issus de ces marques bien établies sont souvent plus chers, reflétant leur positionnement premium.
Le fournisseur : Enfin, les prix des photocopieurs professionnels peuvent varier en fonction des fournisseurs. Chez TEEMIO, nous négocions des tarifs compétitifs avec des fabricants leaders tels que RICOH, SHARP, et CANON. Nous offrons des remises pouvant atteindre jusqu'à -60% sur certains modèles, permettant ainsi à nos clients de bénéficier de prix avantageux pour des équipements de haute qualité.
Lors de l'acquisition d'un photocopieur professionnel, outre les fonctionnalités impactant le prix initial, il est important de prendre en compte les coûts additionnels qui peuvent s'accumuler au fil du temps. Ces dépenses supplémentaires, qui incluent les consommables, la maintenance, et les options de personnalisation, sont déterminantes pour évaluer le coût total de possession du matériel.
Au-delà du coût de base des photocopieurs, vous avez la possibilité de personnaliser votre machine avec divers modules de finition et options complémentaires pour répondre à des besoins spécifiques d'utilisation. Le coût de ces ajouts varie, qu'il s'agisse d'un achat ou d'une location.
Voici un aperçu des options disponibles :
Les modules de finitions internes, qui peuvent agrafer, perforer des trous, et parfois créer des brochures tri-pliées, sont généralement moins chers. Ils coûtent entre 700€ et 1000€ suivant la marque et le modèle.
Les modules de finitions externes, offrent des fonctionnalités similaires aux finisseurs internes mais sont conçus pour gérer de plus grands volumes et incluent souvent des options avancées comme le classement et la création de livrets. Leurs prix peuvent varier de 1 000€ à plus de 5 000€, selon la capacité et les fonctionnalités.
Les modules de finition de livrets : Spécifiquement conçus pour la création de livrets agrafés et pliés, ces finisseurs peuvent être particulièrement coûteux en raison de leur complexité et de leur technologie avancée. Ils peuvent coûter de 2 000€ à 10 000€ ou plus.
Les cassettes supplémentaires : Bien que les copieurs soient équipés de base de deux cassettes, il est possible d'en ajouter deux autres pour un coût additionnel de 500€ à 800€.
Le kit Adobe PostScript 3 : Il peut être déjà intégré dans un photocopieur ou une imprimante multifonction suivant le modèle. Le cas échéant, il est indispensable pour les utilisateurs de Mac ou de certains environnements informatiques. cette option varie entre 300 et 500€.
Le contrat de maintenance TEEMIO est un service essentiel qui équivaut à un contrat d'entretien pour votre machine. En optant pour ce service, vous évitez les tracas de contacter des techniciens externes en cas de panne et vous n'avez pas à vous soucier de l'achat de toners.
La facturation est ajustée à votre usage réel, c'est-à-dire que ce tarif est calculé selon le relevé de votre compteur. Pour chaque production de documents, vous payez :
Le contrat de maintenance couvre également :
Bien que ce contrat soit optionnel et que vous puissiez déjà disposer de fournisseurs de toners ou de techniciens internes, il offre une solution complète pour une gestion sans souci de votre équipement.
Le marché des photocopieurs professionnels propose une vaste gamme de prix qui, comme expliqué précédemment varie principalement selon les fonctionnalités de l'appareil.
Selon les estimations du le marché actuel :
Cette fourchette vous aidera à comprendre quel budget prévoir en fonction des capacités et technologies recherchées. Les écarts de prix entre les produits s'expliquent par leurs différences en termes de vitesse, qualité d'impression, et autres options pratiques qui répondent à divers besoins professionnels. Pour mieux comprendre ces variations entre des photocopieurs partageant les mêmes fonctions, penchons-nous sur leurs dissimilitudes à travers un comparatif.
Bien que partageant la même vitesse d'impression, certains photocopieurs présentent des variations de prix en raison de différences dans les performances internes et la réputation de la marque. Démonstration avec trois modèles des marques Sharp, Ricoh et Canon, tous dotés d'une vitesse d'impression de 30 ppm.
| Caractéristiques | SHARP MX 3071EU | RICOH IM C3000 A | CANON IRA DXC 3730i |
| Nombre de pages par minute | 30 | 30 | 30 |
| Capacité maximale papier | 6300 feuilles | 4700 feuilles | 2300 feuilles |
| Production mensuelle | 3000 - 8000 | 3000 - 8000 | 3000 - 8000 |
| Grammage papier | 60 à 300 g | 52 à 300 g | 52 à 300 g |
| Mémoire disque dur | 500 Go | 320 Go | 320 Go |
| Cartouche d'encre originale | Toner Sharp MX 60 GT | Toner Ricoh | Toner Canon 8524B002 C-EXV 49 |
| Prix des 4 cartouches | 494 € HT | 446€ HT | 338€ HT |
| Prix de la location TEEMIO - 3 ans | 208,24€ HT/mois | 175,34€ HT/mois | 167,75€ HT/mois |
| Prix à l'achat tarif TEEMIO | 6717,40€ HT | 5656,00€ HT | 5411,52€ HT |
Ce comparatif des photocopieurs SHARP MX 3071EU, RICOH IM C3000 A, et CANON IRA DXC 3730i révèle que, bien qu'ils aient tous une capacité d'impression similaire, chaque modèle possède des caractéristiques uniques.
Le modèle SHARP, avec sa grande capacité de papier et de stockage, présente un coût initial plus élevé et est mieux adapté aux entreprises réalisant beaucoup d'impressions. En revanche, les imprimantes multifonctions RICOH et CANON, avec une réserve papier minime et un disque dur au stockage inférieur, sont plus économiques et conviennent mieux aux entreprises ayant des besoins d'impression plus modérés. Cela souligne l'importance de bien définir vos besoins pour choisir le photocopieur qui convient à votre organisation. Cela vous aidera à éviter de payer trop cher pour des fonctionnalités superflues ou, à l'inverse, de vous retrouver avec un appareil insuffisant pour vos exigences.
Maintenant que nous avons examiné les facteurs qui influencent le prix des photocopieurs professionnels, explorons à présent les différentes méthodes d'acquisition afin de trouver celle qui s'aligne avec les besoins financiers et opérationnels de votre entreprise.
L'achat d'un photocopieur offre la propriété complète de l'équipement dès la transaction. Cela élimine toute préoccupation concernant les restrictions contractuelles ou les frais de location supplémentaires. Un avantage clé de posséder un photocopieur est la liberté de l'utiliser sans limites de volume ou restrictions d'usage. Cependant, l'achat initial peut être coûteux, surtout pour les modèles de haute technologie. De plus, la responsabilité de la maintenance et des réparations, qui peut s'avérer onéreuse, repose entièrement sur le propriétaire. L'obsolescence est aussi un risque important à considérer; les technologies d'impression évoluant rapidement, le matériel peut devenir obsolète, nécessitant des mises à jour ou des remplacements fréquents.
Opter pour la location d'un photocopieur réduit les dépenses initiales, ce qui peut être particulièrement avantageux pour les petites entreprises ou celles qui préfèrent conserver leur capital pour d'autres investissements. Les contrats de location comprennent souvent la maintenance, ce qui simplifie la gestion de l'appareil et garantit son bon fonctionnement sans frais supplémentaires. La location offre également une grande flexibilité, permettant aux entreprises de mettre à niveau leur équipement à la fin du contrat sans les inconvénients associés à la revente de l'ancien modèle. Néanmoins, les coûts à long terme peuvent être plus élevés, et les contrats de location impliquent des obligations qui peuvent inclure des restrictions d'utilisation et des pénalités en cas de rupture anticipée du contrat.
Le leasing fonctionne de manière similaire à la location mais est souvent associé à des contrats plus longs et inclut une option d'achat à la fin de la période de leasing. Cette option peut être attrayante pour les entreprises souhaitant éventuellement acquérir le photocopieur tout en bénéficiant initialement de paiements mensuels réduits. Le leasing permet de garder l'équipement à jour, avec la possibilité de l'acheter à un prix résiduel à la fin du contrat, souvent à une fraction de son coût original. Toutefois, si l'option d'achat n'est pas exercée, cela peut entraîner un coût total plus élevé sur la durée comparé à l'achat direct. De plus, comme pour la location, le leasing implique des engagements à long terme qui peuvent limiter la flexibilité opérationnelle de l'entreprise.
Chaque option d'acquisition présente des avantages distincts et des inconvénients potentiels. Le choix entre l'achat, la location ou le leasing doit être basé sur une analyse approfondie des besoins spécifiques de l'entreprise, de sa situation financière et de sa stratégie à long terme en matière de gestion documentaire et de technologie de bureau.
Pour choisir le photocopieur le mieux adapté à votre structure, voici une feuille de route à suivre :
Ces points devraient guider les entreprises à faire un choix éclairé et économiquement viable lors de l'achat ou la location de votre photocopieur professionnel, en alignant les fonctionnalités de l'appareil avec les besoins réels de l'organisation.
Pour acquérir votre photocopieur professionnel chez TEEMIO, vous pouvez choisir entre plusieurs modalités à savoir :
Il est important de noter que toutes nos locations incluent une option d'achat en fin de contrat, où vous pouvez devenir propriétaire de l'appareil en payant seulement 1% de sa valeur résiduelle. Opter pour la location vous permet de répartir le coût du photocopieur en paiements mensuels, offrant ainsi plus de flexibilité dans votre gestion budgétaire. En choisissant l'achat, vous bénéficiez de l'avantage immédiat de posséder la machine. De plus, nous offrons la livraison, l'installation et la connexion du photocopieur sans frais supplémentaires, ajoutant ainsi une valeur exceptionnelle à votre achat ou location.
Vous pouvez demander un devis de photocopieur ou utiliser notre outil pour repérer les machines qui correspondent à votre recherche.
Pour résumer, le prix d’un photocopieur professionnel dépend essentiellement de votre recherche. La multitude de marques et de fonctionnalités différentes permet un produit d’autant plus personnalisé. Nous vous conseillons donc de bien cerner les besoins que doit remplir votre future machine avant de vous lancer dans les recherches. Ainsi, vous pourrez comparer directement les produits qui vous conviennent et vous éviterez de vous engager avec une machine beaucoup trop ou trop peu sophistiquée pour votre utilisation de celle-ci.
Vous pouvez obtenir une estimation précise sur TEEMIO, où les prix sont affichés hors taxes et mis à jour en temps réel selon les options sélectionnées. Vous avez également la possibilité de créer ou de demander un devis personnalisé en fonction de vos besoins spécifiques, en cliquant sur le bouton ci-dessous.
Héloïse Sauriol - Article publié de 14/11/2022 - Mis à jour le 10/05/2024
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