Comment choisir son fournisseur de photocopieur professionnel ?

Dans un marché très concurrentiel où les prestataires sont aussi nombreux que les duperies courantes, il peut s'avérer difficile de trouver un fournisseur de photocopieur professionnel compétent et digne de confiance. Mais en tenant compte de certains critères et avec un peu de flair, il est possible de trouver des fournisseurs qualités à même de vous accompagner dans votre projet d’achat ou de location de photocopieur professionnel.

Dans ce guide, TEEMIO vous présente les éléments à prendre en considération afin de trouver un prestataire fiable et compétent et comment le choisir.

Qu'est ce qu'un fournisseur de photocopieur professionnel ?

Un fournisseur de photocopieur professionnel est une entreprise spécialisée dans la vente, la location ou la maintenance de photocopieurs destinés à un usage professionnel. Encore appelées "prestataire" ou "revendeur", ces sociétés proposent une large gamme de solutions d'impression (photocopieurs, imprimantes multifonctions et logiciels de gestion documentaire) pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, des organisations et des institutions en matière de production de documents.

Les fournisseurs de photocopieurs professionnels offrent également des services de conseil pour aider leurs clients à trouver le photocopieur le mieux adapté à leur structure à des tarifs avantageux. Ils proposent aussi des services d'installation, de formation et de maintenance pour garantir un fonctionnement optimal du ou des équipements fournis. Enfin, certains incluent dans leurs services des audits en vue d'une réduction des frais d'impression d'une entreprise.

Un fournisseur compétent doit être en mesure de vous fournir des équiments de qualité, un service fiable et professionnel, et des prix compétitifs. Grâce à leur expertise et à leurs connaissances, ils vous aident à tirer le meilleur parti de votre matériel. Et pour faire un choix réussi, il est important évaluer le prestataire sur plusieurs critères.  

Les critères d’évaluation pour trouver un bon fournisseur

Pour vous assurer de la fiabilité du votre fournisseur de photocopieur ou d'imprimante professionnelle, il  est indispensable de vous renseigner sur les points suivants : 

• L’expérience et expertise : Vérifiez l'expérience et l'expertise du fournisseur dans le domaine des photocopieurs d'entreprise et dans les équipements bureautiques. Les fournisseurs ayant une expérience avérée dans ce domaine sont plus susceptibles de fournir des solutions efficaces et adaptées à vos besoins. N’hésitez pas à leur demander depuis combien d’années ils sont acteurs du marché.

• La solidité financière : Liée à l’expertise du fournisseur, elle permet de vous assurer de la capacité de ce dernier à vous accompagner dans la durée. 

• La réactivité : Un fournisseur réactif sera en mesure de répondre rapidement à vos demandes, de fournir des solutions rapides en cas de problème et de proposer des délais de livraison raisonnables. 

• La qualité et la gamme des produits : La qualité des modèles d'imprimantes proposés par le fournisseur être excellente. Les photocopieurs doivent être fiables, durables et offrir une qualité d'impression élevée. Le fournisseur doit également pouvoir vous proposer une gamme d'imprimantes ou de copieurs qui répondent aux besoins de votre entreprise, allant des petits photocopieurs de bureau aux gros équipements pour les grandes entreprises.

• Le service après-vente : Le fournisseur doit offrir une assistance technique efficace, une maintenance régulière et un service clientèle réactif en cas de problème.

• Le coût total de possession : Renseignez-vous sur le coût total de possession du photocopieur, y compris les coûts d'achat, les coûts de maintenance, les coûts d'exploitation et les coûts de remplacement à long terme. Le revendeur doit être en mesure de vous fournir des coûts clairs et transparents pour vous aider à évaluer la rentabilité de l'investissement.

• La réputation : Vérifiez la réputation du fournisseur auprès de ses clients actuels et passés. Les commentaires et les avis des clients peuvent vous aider à évaluer la qualité de service du fournisseur.

• La qualité de l’échange : Un bon fournisseur doit être capable non seulement de vous conseiller, mais de vous rassurer, c’est à dire, pouvoir répondre à tous vos besoins et vous orienter vers la solution qui y correspond. D’où l’importance d’une communication fluide et efficace entre les deux parties.

Les questions à poser avant de choisir un fournisseur 

Lorsque de votre prospection, il est important que vous ayez un interlocuteur unique qui puisse vous prouver un accompagnement personnalisé. Voici une liste de questions qui vous permettront de bien cerner votre futur fournisseur. 

• Pouvez-vous me fournir une gamme complète de produits pour répondre à mes besoins spécifiques en matière de photocopieurs d'entreprise ?
• Comment gérez-vous le service après-vente et la maintenance des photocopieurs ?
• Pouvez-vous me fournir des références de clients pour lesquels vous avez fourni des photocopieurs similaires ?
• Comment gérez-vous les frais d'impression, tels que le coût de l'encre et des toners ?
• Quelles sont les options de financement que vous proposez pour l'achat ou la location de photocopieurs d'entreprise ?
• Pouvez-vous m'offrir des conseils sur la façon d'optimiser l'utilisation de mes photocopieurs pour réduire les coûts d'impression ?
• Fournissez-vous des services d'installation et de formation ?
• Comment gérez-vous la confidentialité et la sécurité des données lors de la numérisation et de la copie de documents sensibles ?
• Comment pouvez-vous m'aider à intégrer les photocopieurs dans mon infrastructure informatique existante ?
• Quelles sont les garanties et les durées de vie moyennes de vos photocopieurs ?
• Comment gérez-vous les mises à jour technologiques et les nouveaux développements dans le domaine des photocopieurs d'entreprise ?

Les étapes à suivre pour trouver le bon fournisseur de photocopieur professionnel 

Dans cette partie, vous vous expliquons la démarche à suivre pour choisir votre fournisseur, étape par étape.

1- Évaluez vos besoins en matière d'impression 

Avant de choisir votre fournisseur de photocopieur professionnel, analysez vos besoins en termes de d'impression et de numérisation  de documents. 

• Combien de copies réalisez-vous chaque mois ? 
• Avez-vous une préférence pour une marque de photocopieur en particulier ? 
• Quel type de documents devez-vous imprimer (A3, A4, couleur ou monochrome ? 
• De quelles fonctions supplémentaires et dequelles finitions avez-vous besoin ? 
• Souhaitez-vous vous orienter vers un matériel neuf ou un photocopieur reconditionné ? 

Voici, entre autres, les questions que vous devez vous poser avant de vous lancer dans l'aventure. En évaluant vos besoins, vous serez en mesure de bien les formuler à vos interlocuteurs. Et en fonction des réponses que vous obtiendrez, vous serez en capacité de retenir les meilleurs.

2- Recherchez des fournisseurs qualifiés

Une fois vos besoins définis, vous pouvez vous lancer à la recherche d'un prestataire. En deux ou trois clics sur Internet, une liste de sociétés spécialisées dans la location et la vente de photocopieur professionnel vous sera proposée. Vous en trouverez également dans les annuaires professionnels, et si cela vous est possible, demandez conseil à des proches ou des collaborateurs ayant déjà eu recours à ce type de services. Le bouche-à-oreille permet parfois de trouver des fournisseurs qualifiés avec des références solides et positives. 

3- Comparez les offres et services proposés

Maintenant que vous avez votre liste de fournisseurs potentiels, ne vous jetez pas sur la première offre qui vous est faite. Étudiez le marché et ses différents acteurs, comparez les offres qui vous sont proposées en tenant compte des conditions de location ou d'achat de l'équipement, des options de financement pour trouver la solution d'acquisition la plus adaptée à votre budget et à vos besoins. Demandez plusieurs devis détaillés aux fournisseurs et distributeurs pour comparer les produits, les prix et les services inclus. En étudiant chacune des propositions, vous trouverez facilement celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise. 

Chez TEEMIO, nul besoin de vous rapprocher d'un conseiller. Votre autonomie est privilégiée. Ainsi, vous avez la possibilité d'éditer vous-même, un ou plusieurs devis personnalisés, en vous rendant sur les fiches produits des photocopieurs et imprimantes multifonctions de notre magasin en ligne. Une démarche simple, directe et immédiate pour votre plus grand confort d'achat. Et si vous avez besoin d'assistance, nos conseillers sont à votre disposition. 

4- Vérifiez la qualité du service client

Certes, le rapport qualité prix est un critère décisif pour choisir son fournisseur de photocopieur professionnel, mais ce n'est pas le plus seul. Avant de faire un choix définitif, intéressez-vous à la qualité du service client de l’entreprise. Comprenez par là : le service avant et après vente.

Pour le service avant vente : Comment s'est passé la prise de contact ? Les échanges avec le prestataire étaient-ils constructifs ? Était-il de bon conseil ? Le résultat de cette analyse qui doit guider votre décision. Un bon fournisseur doit être réactif et en mesure de répondre à toutes vos questions  et  de vous accompagner tout au long de votre démarche d'acquisition.

Pour le service après vente : Un revendeur qualifié doit être pouvoir vous fournir une assistance technique rapide et efficace en cas de panne ou de problème avec votre photocopieur. Vérifiez les délais de réparation être sûr que vous bénéficierez d’un support fiable et réactif en cas de besoin, ainsi qu’un suivi régulier du fonctionnement du matériel. 

5- Demander des références et lire les avis clients

Selon une étude, 87 % des Français lisent les avis clients avant de prendre une décision d’achat, soit 9 clients sur 10 (Étude de l'Ifop pour Opinon System, 2020). Comme eux, avant de choisir le fournisseur qui vous accompagnera, rendez-vous sur les sites de collecte d'avis clients (Page Google my Business, Avis vérifiés ou Trustpilot) pour vous faire une idée des compétences et de la qualité des prestations offertes par le revendeur. Consultez également les réseaux sociaux de l’entreprise pour vous familiariser à l'esprit et aux valeurs de l'entreprise. Demandez leur des références, des exemples de clients satisfaits pour être surs d'avoir affaire à des professionnels, fiables et expérimentés, qui connaissent leur métier et peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.

Les erreurs à éviter lors du choix d’un fournisseur

S'il y a des gestes à suivre lors du choix de son prestataire, il y a également des pièges à éviter pour se prémunir des arnaques comme celle liées aux coûts cachés et la fourniture de matériels défectueux. Voici une liste non exhaustive des erreurs à éviter lorsque vous démarchez un fournisseur de photocopieur professionnel. 

• Ne pas identifier correctement les besoins de votre entreprise en termes de volume d'impression, de qualité, de fonctionnalités et de coûts.
• Choisir un fournisseur uniquement sur la base du prix, sans considérer la qualité de l'équipement et des services fournis.
• Négliger de vérifier les références et les commentaires des clients existants du fournisseur pour s'assurer de sa crédibilité et de sa fiabilité.
• Omettre de vérifier les politiques de garantie, de service après-vente et de maintenance, ainsi que les modalités de remplacement en cas de panne ou de dysfonctionnement de l'équipement.
• Sous-estimer l'importance d'avoir un interlocuteur unique et privilégié pour assurer une communication fluide et efficace avec le fournisseur.
• Ne pas s'informer sur les options de financement disponibles, telles que la location ou la location-vente, qui peuvent être plus avantageuses que l'achat pur et simple.
• Omettre de vérifier la compatibilité des photocopieurs proposés avec l'infrastructure informatique existante de l'entreprise, y compris les logiciels et les réseaux.
• Négliger de vérifier les politiques de confidentialité et de sécurité du fournisseur en matière de gestion des données et des documents numérisés ou copiés.
• Omettre de négocier les tarifs et les conditions de service avec le fournisseur pour obtenir les meilleures offres possibles.
• Ne pas évaluer régulièrement la performance et la satisfaction de l'entreprise vis-à-vis du fournisseur pour s'assurer de la qualité continue de ses services et de son équipement.

Conclusion 

Vous avez présent en main tous les critères pour choisir un fournisseur de photocopieurs expérimenté et digne de confiance. Priviligiez ceux qui vous proposent des machines de haute qualité adaptées à vos besoins spécifiques et un service de maintenance réactif et efficace pour un usage optimal de votre matériel. Les avis clients sont en outre, des éléments qui peuvent vous indiquer la qualité du service fournit par le prestataire.

Pour tous vos besoins en solution d’impression, TEEMIO vous propose une gamme de photocopieurs et d’imprimantes laser multifonctions de dernière génération et de marques leaders, à savoir Sharp, Canon et Ricoh, ceci à des prix négociés auprès des constructeurs. Nous livrons sur toute la France et assurons également la fourniture de vos consommables (toner, four, tambour etc.) hors papier. Nos conseillers sont réactifs et disponibles pour vous accompagner dans votre projet. Choisir TEEMIO, c'est la garantie d'avoir service de qualité professionnelle. 

Contactez-nous au  01 87 12 52 52 ou remplissez notre formulaire pour être recontacté par un conseiller. Votre demande fera l'objet d'une suivi sur mesure. 

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