Dans une optique de réduction des déchets et d’économie de papier, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation ou la numérisation de leurs documents plutôt que leur impression sur papier. Bien au-delà de l’aspect écologique de la démarche, c’est aussi son côté pratique qui fait son succès auprès des entreprises. En effet, l’un des atouts de la numérisation, c’est qu’elle simplifie les échanges documentaires entre collaborateurs et rend plus aisé le stockage et l’archivage de tous documents professionnels.
Dans ce guide pratique, nous vous expliquons comment numériser vos documents, en une page ou en recto verso, depuis un ordinateur, un smartphone ou une imprimante, avec des explications claires et des instructions détaillées pour optimiser la qualité de vos travaux de numérisation.
La numérisation est un processus par lequel des documents papiers sont convertis en un format numérique ou digital. Une fois numérisé, le document papier est enregistré dans la mémoire de l’ordinateur, sur un disque dur ou sur un espace de stockage en ligne, sous forme de fichier numérique. Il peut ensuite être partagé, archivé ou modifié par quiconque qui y a accès.
Plusieurs outils permettent de numériser des documents :
Le scanner est un appareil informatique qui lit et convertit des documents (textes, images etc.) en fichiers numériques. Comment ? Grâce à une source lumineuse qui parcourt le document ligne par ligne, en lisant les caractères et les symboles codés dans ce document papier, puis le décompose en points élémentaires qu’on appelle des pixels. La source lumineuse converge vers des capteurs (généralement des CCD) via des lentilles ou des miroirs. Ces capteurs vont à leur tour convertir la lumière réfléchie en signaux électriques qui seront convertis en données numériques, puis transférés vers l’ordinateur.
Il existe plusieurs types de scanners mais le plus connu est probablement le scanner à plat. Toutefois il n'est pas à confondre avec celui que l’on retrouve sur les imprimantes multifonctions. Le scanner est composé d'un capot et d'une vitre d'exposition en verre transparent sur laquelle est placé le document à scanner. La partie extérieure du scanner porte un bouton qui sert enclencher le processus de numérisation.
Sur la partie supérieure de certains photocopieurs professionnels et imprimantes multifonctions, on retrouve des modules servant également à scanner des documents. Il s'agit des chargeurs automatiques de documents ou Automatic Document Feeder (ADF). Ces dispositifs simplifient le processus de numérisation des documents car ils supportent plusieurs pages de papiers, permettent de numériser ou copier plusieurs documents à la fois, sans que vous ayez à le faire manuellement. Ils facilitent surtout la réalisation de scans recto verso.
Un chargeur automatique de documents (ADF) est un dispositif présent sur de nombreux photocopieurs qui permet de charger et de numériser automatiquement plusieurs pages de documents à la fois. C'est dans ces chargeurs fixés au-dessus des imprimantes multifonctions que l’on va insérer les documents, afin de les copier ou les numériser. Cette fonctionnalité simplifie et accélère le processus de numérisation en évitant d'avoir à placer manuellement chaque page sur la vitre d'exposition.
Idéal pour les volumes importants de documents, le chargeur automatique de documents offre un gain de temps considérable et facilite la reproduction de rapports, contrats, formulaires, et bien plus encore. Il est conçu pour être facile à utiliser, avec des guides pour aligner les documents et éviter les bourrages papier, offrant ainsi une solution efficace pour la reproduction de documents en volume. Suivant l’appareil, le chargeur de documents originaux peut supporter jusqu’à 50 feuilles, sinon plus.
À cet effet, il existe deux types de chargeurs de documents permettant de numériser des documents en recto verso.
La résolution des documents scannés se mesure en points par pouce (ppp) ou dot per inch (dpi) en anglais. La vitesse de numérisation, qui varie suivant le matériel, est quantifiée en images par minute (ipm). On parle de pages par minute (ppm) pour les copies ou les impressions.
Si les deux termes désignent le processus de conversion d’un document physique et tangible en fichier numérique, il existe une petite nuance entre les deux expressions. En général, le terme "scanner" renvoie à l'appareil physique utilisé pour numériser des documents, tandis que le verbe "numériser" décrit le processus de conversion lui-même. Par conséquent, lorsque vous numérisez un document avec un scanner, vous effectuez un scan.
Vaste sujet que le mode d’emploi d’un scanner et les différents processus de numérisation de documents. Pour vous guider dans la réalisation de vos différents travaux de digitalisation de documents, nous allons traiter dans les lignes à suivre, des réglages à effectuer avant tous scans, puis vous indiquer comment réussir ses scans recto verso ou comment numériser des documents à partir de différents outils.
Avant tous travaux de numérisation, il est important de déterminer le type de scan que vous souhaitez réaliser, et pour ce que faire, configurer certains paramètres de façon à ce que vous obteniez un résultat de qualité optimale.
Maintenant, nous allons vous expliquer comment numériser vos documents avec les outils adaptés (imprimante multifonction, smartphone...) et comment scanner en recto verso etc.
Pour scanner un document à partir d'une imprimante multifonction ou d'un photocopieur professionnel, vous devez d'abord placer le document face imprimée sur la vitre du scanner de l'appareil. Une fois le document posé, procédez au réglage des paramètres. Une fois vos paramètres sélectionnés, vous pouvez lancer votre scan en appuyant sur le bouton de numérisation présent sur l’appareil et votre document sera numérisé puis enregistré sur votre ordinateur. S’il s’agit d’un document recto verso, il vous suffit de retourner le document manuellement, le poser sur la vitre, et refaire la même manœuvre.
Pour scanner un document en recto verso, il existe de multiples possibilités. Tout dépend du matériel à partir duquel vous scannez les documents. Comme expliqué quelques lignes au dessus, pour simplifier les travaux de numérisation, la plupart des imprimantes multifonctions sont équipées de modules que l’on appelle des alimentateurs ou chargeurs automatiques de documents ou Automatic Document Feeder (ADF).
Ainsi, pour scanner des documents recto verso, vous pouvez soit :
Les étapes à suivre pour scanner un document recto verso :
1- Si vous utilisez une imprimante multifonction :
Pour scanner un document recto verso avec un photocopieur professionnel, vous devrez suivre les étapes suivantes :
L’imprimante multifonction numérise automatiquement les deux faces du document et enregistre le fichier numérisé sur le disque dur de l'appareil ou sur un ordinateur connecté.
2- Si vous utilisez un logiciel de numérisation installé sur votre ordinateur :
Il existe une ribambelle de logiciels de numérisation de documents, et si tous ne partagent pas la même ergonomie ou la même technologie, le processus est quasiment identique sur tous les outils. Pour numériser vos documents recto verso à partir d’un logiciel spécialisé, procédez donc ainsi :
Une fois la numérisation terminée, le fichier numérisé sera enregistré sur votre ordinateur et peut être ouvert et modifié dans un logiciel de traitement de texte ou d'image.
Pour scanner un document recto verso sur la même page, vous pouvez utiliser le chargeur automatique de documents de votre photocopieur multifonction et la fonction de numérisation recto verso. Si votre copieur n'est pas équipé de ce dispositif, vous pouvez numériser le recto puis le verso séparément et les combiner plus tard en utilisant un logiciel de traitement d'images ou de traitement de documents.
Pour numériser une carte d'identité recto verso sur la même page, vous pouvez passer par le chargeur de documents de votre imprimante multifonction. Ce module simplifie les scans de documents tels que des cartes d’identité, en traitant simultanément et automatiquement les deux faces et les faire apparaître sur la même page. Si votre scanner n'a pas cette fonctionnalité, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Avec certains logiciels de numérisation, la démarche est encore plus simple : il suffit de prendre en photo ou scanner les deux faces de votre pièce d’identité et de les combiner via l’interface de l’application. En cas de doute, n'hésitez pas à vous rendre sur la plateforme YouTube et visionner des tutoriels, ou tout simplement vous référer au manuel d'utilisation de votre appareil.
Il est assez rare de se trouver confronté à une telle situation, mais si vous devez scanner un document de grande taille, voici comment procéder. Tout d’abord, retenez que si la superficie du document est importante, il vous sera impossible de le numériser en une seule fois. Ce que vous pouvez faire, c’est diviser le document en plusieurs parties que vous scanner séparément, les unes après les autres. Ensuite, vous pouvez les regrouper en un seul document en utilisant un logiciel de traitement d'image ou un éditeur PDF comme Adobe Acrobat. La tâche peut s’avérer chronophage et fastidieuse, mais c’est une méthode efficace pour numériser des documents de grande taille. Autrement, vous pouvez toujours vous servir de votre smartphone.
Vous ne disposez pas d’imprimantes multifonctions ou de scanner pour numériser vos documents ? Pas de panique, votre smartphone peut tout à fait faire l’affaire. Vous pouvez numériser vos documents à l'aide d'un mobile multifonction, soit en utilisant son appareil photo, soit en utilisant des applications de numérisation de documents telles que :
Sur toutes ces applications, le procédé est quasiment le même :
La qualité de la numérisation dépendra de la qualité de la caméra de votre smartphone ainsi que de la qualité de l'éclairage de la pièce. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est recommandé de numériser ses documents dans une pièce bien éclairée.
Il existe de nombreuses façons de faire un scan vers courriel. Tout dépend de l'équipement de numérisation et des programmes de courrier électronique que vous utilisez. Voici en quelques étapes comment faire un scan vers mail sur une imprimante multifonction :
Vérifiez au préalable que la fonction de numérisation vers courriel à bien été configurée sur votre matériel et votre réseau.
En fonction de l’usage que vous réservez au document numérisé, vous avez le choix entre plusieurs formats de fichiers. En voici une liste :
Une fois que votre document est scanné et converti en image numérique, ces images peuvent être optimisées pour une meilleure mise en page. Vous pouvez ainsi modifier la luminosité, la saturation et l'espace colorimétrique de l'image numérique grâce à des outils spéciaux disponibles avec votre pilote. Vous pouvez également utiliser des logiciels tiers tels que Adobe Photoshop pour effectuer des modifications et des améliorations supplémentaires, pour avoir un rendu de qualité professionnelle.
On compte deux nombreux avantages à dématérialiser ses données. Nous en avons recensé six, et ce sont les suivants :
En conclusion, la numérisation et la dématérialisation des documents sont des étapes cruciales pour toute entreprise souhaitant améliorer sa productivité et sa rentabilité. Elle s’inscrit également dans une démarche écologique de protection de l’environnement à travers la réduction des déchets de papier. Dans ce guide complet et détaillé, vous trouverez tous les éléments pour savoir comment bien numériser vos documents professionnels, quel que soit le support.
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