3 solutions de gestion documentaire pour optimiser votre productivité professionnelle

Dans le monde professionnel, l'impression et la numérisation de documents à partir de photocopieurs professionnels ou d’imprimantes multifonctions sont des tâches courantes et essentielles. Cependant, la gestion de ces processus peut rapidement devenir complexe et fastidieuse, surtout dans un environnement où la rapidité et l'efficacité sont des enjeux majeurs. C'est pourquoi de nombreuses marques proposent des logiciels dédiés pour faciliter la gestion des documents professionnels. 

Dans cet article, nous allons vous présenter trois logiciels incontournables : Uniflow pour Canon, Sharpdesk pour Sharp et Smart Device Connector pour Ricoh, trois marques leaders dont TEEMIO est fournisseur agréé. Nous vous expliquerons leurs fonctionnalités et comment ils peuvent vous aider à simplifier vos processus d'impression et de numérisation depuis votre photocopieur professionnel pour gagner en productivité et en qualité.

uniFLOW : La solution logicielle de Canon pour gérez l’ensemble de vos travaux

uniFLOW est une solution logicielle de gestion de documents professionnels proposée par Canon. Elle permet de centraliser et de sécuriser l'ensemble des processus d'impression, de numérisation et de copie d'une entreprise. Les fonctionnalités d'uniFLOW sont nombreuses et variées. Voici quelques exemples :

• La gestion des utilisateurs : UniFLOW permet de créer des profils d'utilisateurs pour chaque employé de l'entreprise, avec des autorisations spécifiques pour l'impression, la numérisation, la copie, etc. Il est également possible de créer des groupes d'utilisateurs pour simplifier la gestion des autorisations.
• Le suivi et le contrôle des coûts : UniFLOW suit les coûts d'impression et de numérisation pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs, ce qui permet de mieux maîtriser les dépenses.
• Une sécurité renforcée : Il intègre également des fonctionnalités de sécurité avancées, comme l'authentification par carte d'identité, la restriction de l'accès aux documents sensibles, ou encore la suppression automatique des documents après un certain délai.
• L’intégration avec d'autres solutions : Le logiciel peut être intégré avec d'autres solutions de gestion de documents, comme Microsoft SharePoint ou Adobe Acrobat.

UniFLOW permet de simplifier la gestion des processus d'impression et de numérisation, ce qui peut faire gagner un temps précieux aux employés de l'entreprise. En outre il aide à mieux maîtriser les coûts liés à l'impression et à la numérisation, ce qui peut être un enjeu majeur dans certains secteurs d'activité. Cette solution offre également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents confidentiels de l'entreprise. En revanche, l'interface d'UniFLOW peut être complexe à prendre en main. Cela qui peut nécessiter une formation pour les nouveaux utilisateurs. Enfin, son coût d'acquisition peut être relativement élevé, ce qui peut représenter un investissement important pour certaines entreprises.

Sharpdesk : Optimiser vos processus avec l’application signée Sharp

Sharpdesk est une solution logicielle de gestion de documents professionnels proposée par Sharp. Elle permet de simplifier et d'optimiser les processus d'impression, de numérisation et de partage de documents au sein d'un organisme professionnel. Parmi ses fonctionnalités, on compte : 

• Des options de numérisation avancées : Sharpdesk permet de numériser des documents en haute qualité, avec des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir des documents numérisés en fichiers modifiables.
• Le partage de documents : Grâce à l'appli, il est possible de partager des documents avec d'autres utilisateurs, que ce soit au sein de l'entreprise ou en dehors, via des fonctionnalités de partage sécurisé.
• La gestion des workflows : Avec Sharpdesk, vous pouvez créer des workflows personnalisés pour automatiser les processus de traitement de documents.
• Des fonctionnalités d'édition : Sharpdesk intègre des fonctionnalités d'édition de documents, comme la possibilité de fusionner plusieurs documents en un seul, de diviser un document en plusieurs parties, ou encore d'ajouter des annotations ou des filigranes.

Sharpdesk compte beaucoup de bénéfices. Tout d'abord, il permet de simplifier la gestion des processus d'impression et de numérisation, faire gagner un temps précieux aux employés de l'entreprise. À cet effet, Sharpdesk offre des fonctionnalités de numérisation avancées, qui permettent de scanner des documents en haute qualité et de les convertir en fichiers modifiables. À cela s'ajoutent des fonctionnalités de partage de documents sécurisées qui facilitent la collaboration avec d'autres utilisateurs. Quant aux points faibles, on est comme pour uniFLOW sur une interface assez complexe à appréhender, sauf formation ou entraînement au préalable. Outre quelques lenteurs de fonctionnement, surtout lorsque les fichiers à traiter sont volumineux, l'ultime défaut de Sharpdesk est son coût, peut être assez élevé pour les petites entreprises, surtout si elles n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités proposées.

Remarque :  Sharpdesk n'est pas à confondre avec Sharp OSA (Open Systems Architecture), la plate-forme de développement d'applications pour les multifonctions Sharp. Ce logiciel permet aux développeurs de créer des applications personnalisées pour les multifonctions Sharp, telles que des applications de numérisation, d'impression, de télécopie et de stockage de documents. Sharp OSA permet en outre aux entreprises de personnaliser leurs multifonctions Sharp en fonction de leurs besoins spécifiques, par exemple l'automatisation des tâches répétitives.

Smart Device Connector : Imprimez et numérisez en toute mobilité avec Ricoh

Smart Device Connector est un logiciel proposé par Ricoh, qui permet de gérer facilement les flux de travail d'impression et de numérisation à partir de smartphones et de tablettes. Cette solution est compatible avec les appareils iOS et Android. Smart Device Connector n’est pas à confondre avec Ricoh myPrint, qui est une solution d’impression conçue par le fabricant. L’utilisation des deux outils n’est pas incompatible et est d’ailleurs recommandée pour plus de flexibilité. Les fonctionnalités de Smart Device Connector sont les suivantes :

• L’impression mobile : Smart Device Connector permet aux utilisateurs d'imprimer des documents directement depuis leur smartphone ou leur tablette, sans avoir besoin de transférer les fichiers sur un ordinateur.
• La numérisation mobile : Smart Device Connector permet également de numériser des documents à partir de son smartphone ou de sa tablette, en utilisant l'appareil photo intégré.
• La gestion des documents : Smart Device Connector permet de gérer les documents numérisés ou stockés sur un périphérique d'impression ou de numérisation Ricoh, en utilisant son smartphone ou sa tablette.
• Des options de sécurité renforcées : Smart Device Connector intègre des fonctionnalités de sécurité avancées, qui permettent de protéger les données confidentielles des utilisateurs.

Smart Device Connector contribue à simplifier la gestion des flux de travail d'impression et de numérisation, en utilisant son smartphone ou sa tablette. Il offre également des options de sécurité avancées, qui permettent de protéger les données confidentielles des utilisateurs et des entreprises. Facile à utiliser, sa prise en main ne requiert aucune formation spécifique. En termes de défauts, on peut citer des difficultés à connecter son smartphone ou sa tablette aux photocopieurs ou périphériques d'impression ou de numérisation Ricoh. Comme pour tous les outils précités, sa compatibilité exclusive avec les photocopieurs Ricoh peut limiter son utilisation dans certaines entreprises utilisant plusieurs marques de copieurs.

Conclusion

En conclusion, les logiciels de gestion documentaire tels que Uniflow, Sharpdesk et Smart Device Connector constituent des solutions efficaces, performantes et complètes pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion des flux documentaires. En effet, ces outils offrent une meilleure fluidité dans les travaux d'impression et de numérisation, ce qui se traduit par une amélioration significative de la productivité des employés. De plus, ces logiciels permettent de garantir la sécurité des données confidentielles et professionnelles de l'entreprise grâce à des fonctionnalités de protection avancées. Ils permettent également de réduire les coûts d'utilisation grâce à des outils de contrôle des coûts et de gestion des consommables.

Enfin, il convient de souligner que ces solutions sont parfaitement adaptées aux environnements de travail actuels, caractérisés par une forte mobilité et une utilisation croissante des technologies de l'information et de la communication. En offrant des fonctionnalités de connexion en cloud, de compatibilité avec les appareils mobiles et de collaboration en temps réel, ces logiciels permettent aux employés de travailler plus efficacement, où qu'ils se trouvent et quel que soit leur équipement.

Pour avoir plus d’informations sur chacun de ces outils, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos experts au 01.87.12.52.52.

• 15 LUN.

  Comment résilier un contrat de leasing de photocopieur ?

• 22 LUN.

  Mon contrat de location de photocopieur touche à sa fin : que faire ?

• 25 JEU.

  10 pièges à éviter lors de la location d'une photocopieuse

• 25 JEU.

  Quel photocopieur Ricoh choisir ?

• 25 JEU.

  Combien consomme mon imprimante multifonction en toner ?

• 25 JEU.

  Mon imprimante fait des bruits étranges lors de l'impression, que faire ?