Photocopier ou imprimer avec un papier à en-tête

Pour toutes les entreprises, le papier à en-tête est une feuille de grande importance. C’est en effet sur ce document que figurent toutes les informations d’une société. En France, pour leurs documents commerciaux, outre le logo et l’adresse, les entreprises sont tenues d’y mentionner des détails cruciaux tels que le numéro de SIREN, le numéro RCS, la dénomination sociale, l’adresse du siège social, ainsi que la statut juridique de l’entreprise (EURL, SARL, SAS etc.). Ces inscriptions se trouvent le plus souvent à l’angle supérieur gauche du document. 

Vous l’avez compris : le papier à en-tête est indispensable aux échanges commerciaux entre les sociétés, leurs prestataires et leurs clients. Et pour imprimer ou photocopier correctement une feuille avec une en-tête déjà pré-imprimée, quelques ajustements sont à faire. 

Dans cet article, nous vous expliquons dans les détails comment réussir vos photocopies ou impressions avec un papier à en-tête.

Conseil n°1 : Bien positionner le document sur le photocopieur

Deux options s’offrent à vous pour vos copies sur papier à en tête : 

• Placer le document original dans le chargeur, notamment si vous souhaitez réaliser un volume important de copies.
• Utiliser le scanner directement en posant le papier sur la vitre d’exposition, une option recommandée pour les copies uniques.

Avec un chargeur d’originaux

Positionner l'original de façon à ce que la face à photocopier ou imprimer soit visible sur le dessus et que le sens de lecture soit orienté vers le bas du chargeur.

En format paysage, le sens de lecture est le même : toujours vers le bas du chargeur.

Sur la vitre d'exposition 

Placez la face imprimée du papier sur la vitre de façon à ce que le sens de lecture soit vers le bas, comme avec le chargeur de documents.

En format portrait

En format paysage 

Ainsi, le document est automatiquement placé sous l'en-tête pré-imprimée.

Conseil n°2 : Bien placer le papier à en-tête dans votre cassette papier

Afin d'imprimer correctement l'en-tête, assurez-vous qu'elle soit visible en haut de la page avec un sens de lecture inversé par rapport à l'original. Cela signifie que l'en-tête devra être orientée vers la droite. En mode paysage, l'en-tête devra pointer vers l'intérieur de l'imprimante.

Le positionnement des papiers à en-tête décrit précédemment s'applique également à une impression en format portrait lancée depuis votre ordinateur.

En revanche, pour une impression en format paysage, vous devez inverser le sens de lecture et vous assurer que le logo est orienté vers l'extérieur de votre photocopieur.

Il est possible d'imprimer du papier à en-tête sur un photocopieur professionnel récent en respectant les mêmes principes de disposition de papier, bien que certaines spécificités puissent varier selon le modèle et la marque. Les boutons et raccourcis à utiliser pour l'impression peuvent également différer, mais le fonctionnement global reste similaire.

Les règles préparatoires 

Les différents réglages et paramétrages

Si vous utilisez des feuilles A4 standard pour imprimer votre papier à en-tête, aucun paramétrage spécifique n'est nécessaire avant de lancer l'impression ou la copie. Il vous suffit de placer les originaux et les papiers à en-tête dans le bon sens, puis de lancer l'impression ou la copie directement.

Les gestes de précaution à adopter

• Conserver vos papiers à en-tête dans un endroit sec, car l'humidité peut causer des bourrages et des dysfonctionnements du photocopieur. En effet, l'humidité sur le papier peut endommager les pièces du photocopieur lors de l'impression ou de la copie.
• Pour éviter les bourrages, votre papier à en-tête doit être bien lisse, sans plis ni froissures. Aussi, respectez la capacité de papier autorisée pour votre cassette.
• Afin que votre mise en page soit conforme, la taille de votre logo ou de votre en-tête doit être comprise dans la marge normale d'une feuille A4. Vérifiez donc les dimensions et la position de votre en-tête avant de lancer vos impressions.

Vous avez à présent toutes les informations nécessaire pour imprimer et photocopier vos documents professionnels avec un papier à en-tête avec succès !

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