Le photocopieur fait partie des équipements bureautiques essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise. Elle permet d'imprimer et de photocopier des documents importants, tels que des contrats, des factures, des rapports etc. C’est un appareil qui favorise un gain de temps et une productivité inestimable, et simplifie les échanges documentaires au travail. Pour équiper votre entreprise d'un photocopieur professionnel, il existe deux solutions d'acquisition : l'achat ou la location. La première, plus coûteuse, nécessite un gros investissement financier. La seconde en revanche, plus économique, présente des avantages intéressants.
Dans ce guide, TEEMIO vous explique tout ce qu'il faut savoir sur la location d'un photocopieur.
La location de photocopieur permet aux entreprises de bénéficier d’un appareil de qualité, en bon état de fonctionnement, contre le versement d'un loyer mensuel au revendeur ou fournisseur. Elle permet ainsi de disposer d'une imprimante ou d'un photocopieur professionnel pendant une durée déterminée.
Chez TEEMIO, nous proposons deux types de contrat de location de photocopieur :
Pratique, économique et surtout très avantageuse, la location est la solution d'acquisition la plus plébiscitée par les professionnels. Environ 9 sociétés sur 10 privilégient la location de photocopieur à l'achat. C'est notamment le cas des start-ups, des TPE et des PME ou tout autre service dont les ressources financières sont limitées. En effet, cela leur permet de préserver leur trésorerie et de maîtriser leurs dépenses.
Au préalable, il est essentiel de définir vos besoins et vos attentes en termes de matériel. Avez-vous besoin d'une imprimante multifonction A3 ou A4 ? Déterminez également la fréquence à laquelle vous imprimerez avec votre future machine ainsi que le nombre de personnes qui seront amené à l'utiliser. Faites une estimation du nombre de copies que vous réaliserez par mois. Enfin, listez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre entreprise : fax, scan, impression à distance etc. Communiquez toutes ces informations à votre fournisseur qui se chargera d'identifier l'imprimante qui vous aidera dans votre activité professionnelle.
La location d’un photocopieur professionnel passe par la signature d’un contrat tripartite qui lie trois entités :
Adressez votre demande à un fournisseur ou revendeur d'imprimantes professionnelles, qui vous présentera une sélection de machines adaptées à vos besoins et votre budget. Faites une demande de devis. Et si ce dernier vous convient, vous n'avez plus qu'à signer le contrat de location et disposer de votre imprimante de bureau.
Il existe plusieurs types de contrat de location d'imprimante :
Les avantages à louer un photocopieur professionnel auprès d'un fournisseur sont multiples.
Le principal atout de cette solution d'acquisition est principalement d'ordre économique. En termes de budget, il est bien plus intéressant pour une entreprise de payer un loyer sur une durée limitée, que de débourser une somme importante pour l'achat d'un photocopieur professionnel au risque de fragiliser sa trésorerie.
Vient ensuite le contrat de maintenance. Proposé avec le leasing, il permet de bénéficier d'une assistance en cas de panne ou de problèmes techniques tels que les bourrages papier. Les offres de maintenance couvrent également le remplacement des pièces d'usure telles que le tambour, le four et le développeur. Elles garantissent aussi la fourniture automatique de cartouches de toners, lorsque vous vous retrouvez à court d'encre.
La location d'un photocopieur professionnel, c'est aussi l'opportunité de travailler avec des machines performantes dotées de fonctionnalités avancées, contre un loyer modéré.
À noter qu’à la fin de votre contrat, si vous souhaitez le reconduire, vous pouvez demander à votre fournisseur de vous équiper d'un appareil récent, en remplacement de l'ancien.
En somme, la location d’un photocopieur professionnel, c’est un confort, une souplesse et des opportunités inexistants lorsque l’on est propriétaire d’une imprimante multifonction.
Comparé à l'achat, il est évident que la location d'un photocopieur pour entreprise est le choix le plus économique. Pour un photocopieur professionnel de bonne facture, le montant du loyer est d'environ 30 euros.
Mais ce tarif, lui aussi, varie selon le modèle et ses fonctionnalités. Les prix de location sont déterminés en fonction de l’état et de la valeur du matériel, mais aussi de la durée du contrat et des conditions de service comprises dans ce dernier. Selon le partenaire financier, le revendeur ou le leaseur, des taux supplémentaires peuvent également s’ajouter au prix de location. La majorité des contrats de maintenance fonctionnent au coût copie. Ce qui vous permet de payer uniquement ce que vous consommez réellement.
En comptant tous ces éléments, le coût d’achat d'une imprimante est souvent inférieur au prix de la location. Mais détrompez-vous, en comptant les dépenses annexes telles que l'achat des consommables et la maintenance de votre appareil, la location d'un photocopieur professionnel reste un pari gagnant et un investissement intéressant.
Votre contrat de location photocopieur professionnel arrive bientôt à échéance et vous ne souhaitez pas le reconduire ? Informez votre fournisseur de votre décision par l'intermédiaire d’une lettre à envoyer par voie postale, en recommandé avec accusé de réception. Respectez cependant un préavis de 3 à 6 mois, au risque d'être pénalisé. En l’absence d’un préavis, le contrat de location est automatiquement renouvelé de façon tacite pour une période d’un an à la date d’échéance.Si vous avez souscrit à un contrat de location avec option d’achat (LOA) ou du crédit-bail, en fin de contrat, vous avez la possibilité d'acheter l'appareil à un prix symbolique, et devenir l'heureux propriétaire de l’imprimante.
Si vous souhaitez résilier votre contrat de location par anticipation, et que celui-ci n’a pas été respecté, votre fournisseur exigera la restitution du photocopieur ainsi que le paiement des loyers prévus jusqu’à la fin du contrat, et probablement une pénalité pour dédommagement.
Si aujourd’hui il est plus commun pour les entreprises de louer leur matériel d’impression, il n’est pas non plus rare de voir certaines sociétés investir dans un équipement neuf, quitte à payer le prix fort. Une chose est sûre, chaque solution d'acquisition à ses avantages et ses inconvénients.
Le contrat de leasing engage le locataire sur plusieurs années. Cet engagement sur la durée peut décourager de potentiels locataires. De même, la résiliation d'un contrat de leasing photocopieur avant son échéance peut dans certains cas se révéler un parcours du combattant. Et si vous n'êtes pas satisfait des prestations de votre fournisseur, les démarches de rupture de contrat sont fastidieuses. Dans ce cas, la solution est de faire racheter son contrat de location par un autre fournisseur.
Quant à l'achat, il constitue un véritable investissement financier. Le prix d'une imprimante multifonction neuve et de bonne qualité avoisine les 3000 euros, voire même le triple pour les modèles les plus performants.
Pour finir, il est important de garder à l'esprit qu'un photocopieur professionnel, c’est également des pièces d'usure, des cartouches de toners et des risques de pannes. Des dépenses couvertes par le contrat de maintenance auquel aurez souscrit. Ce qui n'est pas le cas lorsque vous êtes le propriétaire de la machine, puisque les consommables sont à votre charge.
À vous donc de définir la solution d'acquisition qui vous correspond le mieux.
Louer un photocopieur pour son entreprise est une option très avantageuse, notamment si vous l’utilisez de façon ponctuelle. Avec la location de photocopieur professionnel, vous faites des économies budgétaires et évitez de faire des dépenses supplémentaires, telles que l’achat de consommables. En cas de panne, votre contrat de maintenance vous permet de bénéficier d’un dépannage dans les meilleurs délais. Louer une imprimante d’entreprise ou un photocopieur, c’est également avoir le choix entre des machines performantes et des outils à la pointe de la technologie, à des tarifs réduits. Autre atout de taille : il est possible de faire passer la location de photocopieur dans les charges déductibles de la société afin de baisser les impôts de la société.
TEEMIO vous accompagne dans votre démarche d'acquisition d'une imprimante ou d'un photocopieur pour votre entreprise et vous aide à faire le meilleur choix. Faites nous part de vos besoins, vos attentes et nos conseillers vous proposeront des solutions efficaces et une offre entièrement adaptée à votre recherche. Livraison, installation et maintenance, notre équipe d’experts est à votre disposition pour vous offrir les meilleurs services.
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