Les progrès de la technologie ne cessent d’offrir aux entreprises de nouvelles opportunités de se moderniser. Parmi ces avancées, la Gestion Électronique de Documents ou GED est l'une des innovations qui accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique.
De plus en plus adoptée dans le monde du travail, cette pratique fait désormais figure de norme et non plus de tendance. On lui attribue notamment une accélération des processus de travail, un gain de productivité et d’efficacité non négligeable au sein des entreprises et leurs salariés, continuellement confrontés à un flux de documents (emails, courriers postaux, documents administratifs divers, etc.) en perpétuelle croissance, et dont le traitement se révèle laborieux.
Mais comment ce système parvient-il à révolutionner le flux de travail des entreprises ? Quels en sont les avantages, les risques et les enjeux ?
Dans cet article de blog, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la Gestion Électronique de Documents.
La Gestion Électronique de Documents est un processus informatisé qui a pour objectif d’organiser et de mettre en place un référentiel central qui rassemble tous les documents importants d'une entreprise. Ce référentiel a pour but d'optimiser les processus métiers en traitant l'information de façon unique, indépendamment de sa source, la rendant accessible à toutes personnes autorisées.
En pratique, la Gestion Électronique des Documents englobe tous les moyens techniques et bonnes pratiques destinés à numériser et faciliter la gestion des documents d'une entreprise. Cependant, le terme GED est souvent utilisé de manière abusive pour désigner un logiciel de GED.
Aujourd'hui, la GED est un outil stratégique pour les entreprises modernes, qui doivent faire face à une évolution des modes de travail, alternant désormais le présentiel et le distanciel. C'est sans compter l'augmentation des flux documentaires, l'essor de la dématérialisation des documents dans les organisations. Des changements marqués également par une exigence de performance et de qualité propre au marché.
Face à la gestion des documents papier qui peut être coûteuse, chronophage et inefficace, la GED est une alternative de choix.
Le principe fondamental de la Gestion Électronique de Documents est de favoriser la gestion électronique de l'ensemble du cycle de vie d'un document, de sa création à son archivage. Ce système repose sur quatre étapes majeures, à savoir : l'acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion, chacune avec ses caractéristiques. Dans les détails, voici comment s’organise le déploiement d’une solution de GED :
C'est le point de départ de tout processus de gestion électronique de documents. Cette étape implique la conversion des documents physiques en fichiers électroniques. Elle consiste à numériser des documents papier ou à récupérer des documents électroniques pour les intégrer au système. Cela peut être réalisé par le biais d'outils de numérisation tels que les scanners et imprimantes multifonctions ou de dispositifs de capture numérique (tels que les smartphones), mais cela peut également être fait au moyen de trois technologies distinctes :
L'OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) ou ROC (Optical Character Recognition) qui permet d'extraire le texte brut d'un document en analysant optiquement le contenu et les caractères apparaissant sur le support. Cette technologie représente une avancée par rapport à la simple numérisation, qui ne permet pas décoder le contenu textuel des documents papier.
La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) aide à identifier la nature des documents à traiter afin d'appliquer les actions d'extraction automatique et de classement appropriées. Cette technologie est facultative dans la plupart des cas.
La LAD (Lecture Automatique des Documents) quant à elle est utilisée pour interpréter et extraire rapidement les informations contenues dans les documents en toute autonomie.
La GED propose deux méthodes d'organisation ou de traitement de documents : une arborescence simple ou un système d'indexation avec des méta-données.
L'arborescence, basique, un plan de classement qui se présente sous forme de structure hiérarchique, thématique, etc. Elle facilite le repérage, l'enregistrement, le partage, la conservation et la destruction des documents et offre une vue d'ensemble des dossiers.
L'indexation favorise une présentation adaptée à chaque besoin. Elle facilite la catégorisation et la description des images et vidéos. Les méta-données (le titre, l'auteur, la date, le type de document, etc.) enrichissent les informations des documents et leur contenu, en les décrivant afin d’améliorer leur recherche et faciliter leur exploitation.
Par la suite, les documents numérisés et indexés sont stockés dans des systèmes informatiques. Ces systèmes peuvent être des serveurs locaux ou des solutions de stockage en cloud sécurisés et accessibles aux utilisateurs disposant de droits d'accès. À cet effet, il est recommandé de réaliser régulièrement des sauuvegarde de données, pour ne pas les perdre en cas d’incendie, de panne ou autre problème informatique.
L'étape de diffusion des documents consiste à les partager avec plusieurs utilisateurs qui peuvent les modifier ou les valider selon le processus établi. La consultation des documents permet d’accéder à l’information nécessaire à tout moment et depuis n’importe quel appareil : ordinateur de bureau, tablette, smartphone, etc. Des droits d’accès aux documents sont définis par des règles de gestion qui précisent ce que chaque utilisateur peut faire : lire, modifier, supprimer, etc. Ce contrôle de version assure la traçabilité de l’information et de ses modifications successives. Il permet également de revenir à une version antérieure si besoin. Ainsi, la diffusion et la consultation des documents garantissent que le bon document soit accessible à la bonne personne au moment opportun.
Pour finir, la conservation et l’archivage permettent de garder les documents pendant une durée déterminée, en respectant les normes légales et les règles de l’entreprise. Ils sont alors stockés et protégés dans un SAE (système d’archivage électronique) en prévision d’une utilisation ultérieure ou d’une possible destruction.
Impossible de dissocier la GED du concept de workflow. En effet, l'utilisation des workflow d’une GED pour automatiser les tâches procure de nombreux avantages aux entreprises. Le premier bénéfice observé est l’économie de temps. Chaque collaborateur dispose de plus de temps pour se consacrer à ses tâches essentielles et peut ainsi se focaliser sur son activité principale au lieu de perdre du temps à des tâches répétitives et longues. L’adoption d’un logiciel workflow et GED est donc un excellent moyen d’améliorer la performance de chaque collaborateur et par conséquent, la rentabilité de l’entreprise.
Les workflow permettent une meilleure visibilité sur les processus métiers. Tous les collaborateurs peuvent accéder aux tâches qui sont modélisées. Les missions sont centralisées et accessibles sur le tableau de bord de la GED. Grâce à l’automatisation des tâches, les risques d’erreurs sont réduits. Les mails, documents ou toute autre demande sont transmis automatiquement aux bonnes personnes. Il est aussi possible de programmer des alertes, notamment pour rappeler des échéances, ainsi les risque d’omission et les retards sont limités. Enfin, la GED et le workflow facilitent la communication et les échanges entre les collaborateurs.
Une solution de GED peut gérer une grande variété de documents.
Et bien d'autres...
Choisir un système de gestion électronique de documents (GED) adapté aux besoins de son entreprise peut s'avérer compliqué si l'on ne dispose pas d'informations clés pour trouver la solution la plus appropriée à celle-ci. Pour prendre une décision éclairée, il faut se baser sur des critères bien précis afin de guider sa recherche :
Tenez compte de chacun de ces éléments au cours de votre prospection et vous aurez de grandes chances de trouver un système de Gestion Électronique des documents digne de vos attentes : celui-là même qui assurera ainsi une gestion efficace et sécurisée de vos données numériques.
Place à présent à la mise en place de cette solution.
La mise en place d'un système de gestion électronique de documents (GED) en entreprise nécessite plusieurs étapes.
Voici une feuille de route typique pour une implantation GED réussie :
Pour les grandes entreprises, il est recommandé au prime abord d'installer un système ECM (Enterprise Content Management). Il s'agit de systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), des plateformes complètes qui permettent le traitement des contenus en sens large et des données « non-structurées » tels que de documents papiers scannés, emails, pièces-jointes, etc.). Elles offrent également une large gamme de fonctionnalités telles que la gestion des workflows,, la recherche et l'analyse de contenu, etc. et accompagnent les entreprises dans la gestion leurs données numériques.
Pour les petites entreprises et les particuliers, des logiciels de GED plus simples, tels que des systèmes cloud (tels que Dropbox, Google Drive, OneDrive et iCloud) et des outils de gestion documentaire, sont plus adaptés. Ces logiciels sont généralement utilisés pour des tâches spécifiques telles que la gestion des contrats, la gestion des factures, la gestion des ressources humaines, etc. Ils peuvent également stocker, organiser, partager et suivre les documents électroniques. Ces solutions ont aussi l'avantage d'être plus abordables en termes de prix.
La plupart des logiciels de GED permettent l'intégration de différents types et formats de documents, tels que PDF, Word, Excel, images ou vidéos provenant de sources diverses telles que des fichiers scannés et dématérialisés, des applications métiers comme Microsoft Office, des serveurs de messagerie, etc. Ainsi, ces logiciels offrent à tout l'écosystème de l'entreprise, c'est à dire, aussi bien les salariés ou employés de la société que les clients et les fournisseurs, la possibilité d'ajouter des documents dans un système commun.
Il existe plusieurs solutions de GED pour entreprise. Nous avons retenu pour vous les six meilleurs dont trois sont des outils proposés par nos partenaires Sharp, Canon et Ricoh. Voici six exemples logiciels de GED à considérer pour votre entreprise :
Bien que non exhaustive, cette liste vous offre un aperçu des fonctionnalités de ces outils. En utilisant un logiciel de Gestion Électronique de documents (GED), les entreprises peuvent non seulement dématérialiser et mieux gérer leurs documents, mais ils également bénéficient d'avantages supplémentaires tels qu'un gain de place grâce à la numérisation des documents papier, une meilleure sécurité pour leurs fichiers, et surtout créer une fluidité accrue dans les échanges documentaires entre collaborateurs et avec leurs clients.
En comparaison à la gestion papier traditionnelle, la GED offre de nombreux avantages aux entreprises dont une réduction des coûts liés à l'impression, au stockage et à la distribution des documents papier. En effet, elle permet notamment de réduire la consommation de papier, d'encre et d'énergie, réduisant ainsi l'impact environnemental de la société. Elle favorise le télétravail et la collaboration à distance, qui participe à la baisse des émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements professionnels.
Un stockage et accès facile aux documents : La GED permet de stocker et d'organiser efficacement des quantités massives de documents électroniques. Les documents numérisés ou créés électroniquement peuvent être facilement archivés et classés dans un système de gestion centralisé. Cela facilite la recherche, l'accès et le partage des informations, ce qui améliore la productivité et réduit le temps consacré à la recherche manuelle de documents.
Moins de papier et moins d'impression : La GED favorise la transition vers un environnement de travail plus respectueux de l'environnement en réduisant la dépendance au papier. Les documents peuvent être numérisés et stockés électroniquement, réduisant ainsi les coûts associés à l'achat, au stockage et à la gestion des documents physiques. Cela contribue également à la réduction de l'empreinte carbone de l'organisation.
Des échanges documentaires simplifiés : La GED facilite la collaboration entre les membres d'une équipe ou d'une organisation en permettant le partage facile et sécurisé de documents. Une option qui se révèle bien pratique lorsque l'on travaille à distance. Plusieurs utilisateurs peuvent en effet accéder simultanément aux documents, les modifier, les commenter et les valider, ce qui améliore la communication et la productivité globale.
La protection des données de l'entreprise : La GED offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents sensibles. Les autorisations d'accès peuvent être définies pour chaque document, permettant ainsi un contrôle précis des utilisateurs autorisés à visualiser, modifier ou supprimer des documents. Cela réduit les risques de perte, de vol ou d'accès non autorisé aux informations confidentielles.
Un gain de temps précieux : La GED permet d'automatiser les processus liés à la gestion des documents, tels que l'indexation, le classement, le routage et la validation des documents. Cela permet d'économiser du temps et des ressources, tout en réduisant les erreurs humaines et en améliorant l'efficacité des workflows.
Une gestion conforme aux normes : La GED facilite la conformité aux réglementations et aux normes en vigueur, notamment en ce qui concerne la conservation et la gestion des documents. Les fonctionnalités de suivi des versions, de journalisation des activités et d'audit facilitent la traçabilité et la vérification des actions effectuées sur les documents.
Enfin la GED est un outil de choix pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Ce système aidera en outre les entreprises et commerces à se conformer à la nouvelle réglementation qui rendra la facturation électronique obligatoire entre 2024 et 2026. En somme, adopter la GED, c'est s'adapter aux enjeux du numérique.
Certes, la GED offre de nombreux avantages et opportunités pour les entreprises. Mais, il est important de considérer les inconvénients et les risques associés à la mise en place de ce système.
Des coûts élévés : Le premier inconvénient de la GED est le coût de sa mise en place. Le déploiement d'une GED requiert d'investir dans du matériel informatique, des logiciels spécialisés, ainsi que dans la formation des futurs utilisateurs de l'outil. Ces dépenses représentent une charge financière importante, surtout pour les petites et moyennes entreprises. C'est sans compter la durée de sa mise en place et la transition vers le nouveau système, qui peut nécessiter du temps et des efforts considérables, en l'occurrence pour numériser et migrer les documents physiques existants vers le format électronique.
Des risques de désapprobation : Autre enjeu de la GED et pas des moindres : la gestion du changement au sein de l'entreprise. L'adoption de ce nouveau système et la transition vers des pratiques de travail entièrement digitalisées peuvent rencontrer une certaine résistance de la part des employés. D'où l'importance d'une communication claire, une formation adéquate et un accompagnement pour assurer une transition en douceur et faciliter l'acceptation du nouveau système par tous les salariés de l'entreprise.
Le piratage et le vol des données : Quant aux risques, ils sont davantage marqués par des questions de sécurité. La numérisation des documents et leur stockage en ligne les rendent vulnérables aux cyberattaques et aux intrusions malveillantes. Les sociétés ne sont pas non plus à l'abri des fuites de données ou des accès non autorisés à des informations confidentielles. Mettre en place des mesures de sécurité robustes, telles que l'utilisation de mots de passe forts, l'authentification à deux facteurs, le chiffrement des données, la gestion des droits d'accès et la surveillance des activités, est indispensable pour prévenir ce type de menaces.
La conformité aux normes et réglementations : Enfin, la gestion des documents archivés sur la durée peut constituer un défi majeur dans le contexte de la GED. Les entreprises doivent en effet s'assurer que leurs fichiers sont conservés dans un format pérenne et qu'ils restent accessibles et lisibles sur le long terme. Elles doivent également se conformer aux normes et réglementations en vigueur en matière de protection des données, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.
Alors, oui, la GED n'est pas qu'efficacité, productivité et écoresponsabilité. C'est aussi des risques importants à ne pas prendre à la légère. Mais avec une planification minutieuse, des mesures de sécurité solides et une gestion du changement efficace, la mise en place d'une solution GED en entreprise peut s'avérer une réussite à tout point de vue.
Pour garantir la sécurité de vos documents professionnels dans votre système de Gestion Électronique des Documents (GED), voici une série de dix bonnes pratiques à suivre :
1- Limitez l'accès aux documents sensibles en mettant en place des permissions et des niveaux d'accès appropriés. Seules les personnes autorisées devraient pouvoir consulter, modifier ou supprimer les documents. Utilisez des identifiants uniques et des mots de passe robustes pour sécuriser l'accès au système de GED.
2- Utilisez le cryptage pour protéger les données stockées dans le système de GED. Le chiffrement garantit que les informations sont illisibles pour les personnes non autorisées, même si elles accèdent physiquement aux données. Utilisez des algorithmes de cryptage forts pour sécuriser les documents sensibles.
3- Effectuez des sauvegardes régulières des données du système de GED. Les sauvegardes doivent être stockées dans un emplacement sécurisé, de préférence sur des supports de stockage externes. Les sauvegardes garantissent la récupération des données en cas de panne du système ou de catastrophe.
4- Définissez des rôles et des droits d'utilisateur appropriés pour contrôler l'accès aux documents. Chaque utilisateur doit avoir des privilèges accordés en fonction de ses responsabilités et de ses besoins réels. Assurez-vous de réviser régulièrement les droits d'accès et de les ajuster en fonction des changements dans l'organisation.
5- Activez la journalisation des activités du système de GED. Cela permet de garder une trace de toutes les actions effectuées sur les documents, y compris les consultations, les modifications et les suppressions. La journalisation facilite l'audit des activités et la détection d'éventuelles violations de sécurité.
6- Sensibilisez les utilisateurs du système de GED aux bonnes pratiques de sécurité. Fournissez une formation sur les politiques de sécurité, les procédures d'accès et les mesures de protection des données. Informez-les des risques potentiels et encouragez-les à signaler toute activité suspecte ou violation de sécurité.
7- Assurez-vous de maintenir le système de GED à jour en appliquant les correctifs de sécurité et les mises à jour logicielles. Les fabricants publient régulièrement des correctifs pour résoudre les vulnérabilités de sécurité. Veillez à suivre ces mises à jour pour protéger le système contre les nouvelles menaces.
8- Définissez des politiques claires pour la destruction sécurisée des documents lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Utilisez des méthodes appropriées pour éliminer définitivement les données, telles que la destruction physique des supports de stockage ou l'utilisation d'outils de suppression de données certifiés.
9- Mettez en œuvre des mécanismes de contrôle des modifications pour suivre et enregistrer les modifications apportées aux documents. Cela permet de garder une trace de l'historique des modifications, de détecter toute altération non autorisée et de restaurer les versions antérieures si nécessaire.
10- Mettez en place des politiques strictes concernant l'utilisation des périphériques de stockage externes tels que les clés USB, les disques durs externes ou les smartphones. Limitez l'accès et l'autorisation de transférer des documents sensibles vers ces dispositifs. En cas d'utilisation nécessaire, assurez-vous que les périphériques de stockage externes sont régulièrement scannés et vérifiés pour détecter toute menace potentielle, telle que des logiciels malveillants ou des virus.
En appliquant ces gestes, vous renforcerez davantage la sécurité des documents dans votre système de GED. N'oubliez pas que la sécurité des informations est un processus continu et qu'il est essentiel de rester à jour avec les dernières pratiques et technologies de sécurité pour protéger au mieux vos documents confidentiels.
En résumé, la GED est un véritable atout pour toutes les entreprises qui souhaitent une meilleure gestion documentaire, une productivité accrue, une réduction des coûts et une collaboration facilitée. Cependant, sa mise en place requiert une évaluation préalable, un choix adapté du logiciel, une formation des utilisateurs et une gestion du changement. Il est important de prendre en compte les enjeux environnementaux, de sécurité et de protection des données personnelles liés à la GED. En outre, la conformité au RGPD est essentielle pour garantir la protection des données et la confiance des partenaires. La GED est un outil en constante évolution, notamment avec la transformation digitale et les innovations technologiques, il est donc important de suivre ces évolutions pour bénéficier pleinement de ses avantages.
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