Lorsque vous achetez ou louer un photocopieur professionnel, le coût initial n'est qu'une partie de l'équation. En effet, il existe bien d'autres éléments à prendre en considération, même si le facteur financier joue un rôle essentiel. C'est là qu'intervient le concept du Total Cost of Ownership (TCO), ou en français, Coût Total de Possession (CTP), qui va bien au-delà du simple prix d'achat initial.
Le Coût Total de Possession (CTP) est une méthode d'évaluation exhaustive qui prend en compte tous les coûts associés à l'utilisation d'un photocopieur d’entreprise tout au long de son cycle de vie. Il englobe non seulement le coût d'acquisition, mais également les frais d'impression, les dépenses liées à l'entretien, aux consommables, à l'énergie, ainsi qu'à la réparation et au remplacement éventuel des équipements.
Cette approche globale permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées en tenant compte de tous les facteurs financiers impliqués. En effet, il est souvent tentant de se concentrer uniquement sur le prix d'achat initial, mais cela peut entraîner des surprises coûteuses à long terme. Le CTP ainsi offre une vision plus précise et réaliste des dépenses totales sur une période donnée, allant de 3 à 5 ans, si la société privilégie une option de location pour son matériel d’impression.
Dans cet article, nous allons explorer les différents éléments à prendre en compte lors du calcul du Coût Total de Possession d'un photocopieur professionnel. Nous analyserons les coûts souvent négligés, tels que ceux des consommables (cartouches de toner, papier d’impression, pièces d’usure), les contrats de maintenance et même les frais d'intervention en cas de panne (si ces derniers ne sont pas inclus dans l’offre de maintenance souscrite au moment de l’acquisition du photocopieur.)
En comprenant ces facteurs, vous serez en mesure de déterminer quel investissement correspond le mieux à votre budget.
Introduit en 1998 par le cabinet d'analyse américain Gartne, le TCO (Total Cost Ownership) ou Coût Total de Possession est une méthode d'évaluation qui permet de calculer, prévoir, maîtriser et réduire les coûts liés à l'usage un photocopieur professionnel. Ce système prend en compte le coût réel du produit, comprenant non seulement le prix d'achat initial de la machine et des cartouches d'encre ou de toner, mais aussi toutes les pièces d'usure, nombreuses et coûteuses sur les imprimantes laser, ainsi que les frais d'entretien et de maintenance du produit.
La plupart des acheteurs ne tiennent souvent compte que du prix d'achat de l'imprimante, alors que sur la durée de possession de la machine, ce coût ne représente qu'une petite fraction de la facture totale. Le TCO est important dans le choix d'un système d'impression, car il permet de prendre en compte tous les coûts liés à l'utilisation de l'imprimante, et donc de faire un choix éclairé en fonction de ses besoins et de son budget.
Le coût total de possession d'une imprimante multifonction comprend les coûts initiaux d'achat ainsi que les coûts continus associés à son utilisation. Il englobe notamment les éléments suivants :
Il s'agit du prix d'achat initial de l'imprimante multifonction. Si vous n'avez pas encore acheté l'imprimante, vous devrez comparer les prix de différents modèles pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Il s'agit tout simplement du coût à la page. Pour le calculer vous devez connaître le nombre de copies que vous imprimez par mois.
Il s'agit du coût des cartouches de toners, des papiers d'impression ou pièces de rechange nécessaires pour le bon fonctionnement de l'imprimante. Vous pouvez estimer ce coût en calculant le prix moyen d'une cartouche ou d'un toner, puis en multipliant ce prix par le nombre estimé de remplacements nécessaires sur la durée de vie de l'imprimante.
L'imprimante multifonction consomme de l'énergie lorsqu'elle est utilisée. Vous pouvez consulter la consommation d'énergie en kilowattheure indiquée par le fabricant pour estimer les coûts énergétiques sur une base annuelle.
Si vous prévoyez de souscrire à un contrat de maintenance ou de service pour l'imprimante, incluez ces coûts dans le calcul du CTP. Sinon, prévoyez des frais de maintenance occasionnels tels que le remplacement des pièces d'usure.
Chaque entreprise ayant des besoins et usages différents, TEEMIO propose plusieurs formules de maintenance, allant de l'offre découverte au contrat coût copie + option confort +. Nos offres de maintenance intègrent les différents frais inhérents au suivi de votre imprimante multifonction ou de votre photocopieur. Elles sont globales et comprennent aussi bien la fourniture de tous les consommables (hors papier), que le changement des pièces d'usure.
Estimez la durée de vie prévue de l'imprimante multifonction en fonction de son utilisation et de sa qualité. En général, la durée de vie correspond à la durée pendant laquelle vous ferez usage du copieur. Si vous choisissez de louer votre matériel, cette période est soit de 3 ans ou de 5 ans, tout dépend du contrat de location auquel vous avez souscrit.
Divisez le coût d'achat initial par le nombre d'années d'utilisation prévues pour obtenir le coût annuel de la durée de vie.
N'oubliez pas de prendre en compte d'autres coûts éventuels, tels que les mises à niveau logicielles, les accessoires supplémentaires ou les frais de réparation imprévus. Si vous choisissez d’assurer votre photocopieur, il faudra également inclure le montant de vos mensualités au calcul de CTP.
Vous trouvez la plupart de ces informations auprès de votre fournisseur, sur la fiche technique du photocopieur ou en faisant quelques recherches sur Internet. Si vous avez la moindre question concernant les éléments à prendre en considération pour ce calcul, n’hésitez pas à contacter le service client de TEEMIO.
Une fois que vous avez rassemblé ces informations, additionnez les coûts initiaux et continus pour obtenir le coût total de possession de votre imprimante multifonction. Gardez à l'esprit que ces coûts peuvent varier en fonction de vos besoins spécifiques et des conditions du marché, il est donc important de les réévaluer régulièrement pour une estimation précise.
Pour calculer le coût total de possession de votre photocopieur, réunissez les données suivantes :
- Le coût d'achat : Il s'agit du prix initial de l'imprimante. Par exemple, si vous achetez l'imprimante pour 500 euros, inscrivez ce montant comme coût d'achat.
- Le coût d'impression : Il existe plusieurs façons de calculer le coût d'impression d'un photocopieur.
La méthode la plus simple consiste à divisez le coût des consommables par le nombre de pages que vous pouvez imprimer avec ces consommables. Par exemple, si une cartouche de toner peut imprimer 500 pages et que le coût des consommables est de 50 euros, alors le coût d'impression par page est de 50/500 = 0,10 euro. Multipliez ensuite ce coût par le nombre estimé de pages imprimées pendant la durée de vie de l'imprimante. Si vous estimez imprimer 5000 pages par an pendant 5 ans, cela fait 5000 × 5 = 25000 pages. Donc, le coût d'impression total serait de 0,10 × 25000 = 2500 euros.
Le fabricant Canon en revanche, propose la formule suivante pour définir le coût d'impression :
[coût par page couleur x volume d'impression couleur moins pages d'ensemble encre/toner] + [coût par page monochrome moyen x volume d'impression monochrome moins pages d'ensemble encre/toner]
Chez TEEMIO, vous êtes facturés :
- Le coût des consommables : Vous devez déterminer le coût moyen d'une cartouche d'encre ou d'un toner, ainsi que la fréquence à laquelle vous devrez les remplacer. Supposons que le coût moyen d'une cartouche de toner est de 50 euros et qu'elle doit être remplacée tous les 3 mois. Sur une durée de vie de 5 ans, vous devrez acheter 20 cartouches, soit un coût des consommables de 20 × 50 = 1000 euros.
- Le coût de maintenance : Ce point doit comprendre éventuels frais de maintenance réguliers ou les frais de réparation du matériel.
Notez que chez TEEMIO, la livraison de consommables étant comprise dans le contrat de maintenance : les données sus-citées équivaudront à une votre facture mensuelle ou trimestrielle de maintenance.
- La durée de vie ou de possession : Estimez la durée de vie de l'imprimante. Supposons par exemple qu'elle vous accompagnera pendant 5 ans.
- Le coût de l'énergie : Consultez la consommation d'énergie indiquée par le fabricant de l'imprimante. S'il indique une consommation de 10 watts par heure. Multipliez cette consommation par le coût de l'électricité par kilowatt-heure (kWh). Si le coût de l'électricité est de 0,15 euro par kWh et que vous estimez utiliser l'imprimante pendant 4 heures par jour pendant 5 ans, cela fait 4 × 365 × 5 = 7300 heures d'utilisation. Donc, le coût de l'énergie serait de 10/1000 × 0,15 × 7300 = 1095 euros.
- Les coûts supplémentaires : Tous les coûts supplémentaires et les frais additionnels tels que les mises à niveau logicielles, les accessoires supplémentaires ou les frais de réparation imprévus. Estimons ce coût à 300 euros.
Pour une mise en pratique, en utilisant la formule : CTP = Coût d'achat + Coût des consommables + (Coût d'impression × Durée de vie) + Coût de l'énergie + Coût de maintenance + Coûts supplémentaires
Vous pouvez calculer le CTP comme suit : CTP = 500 + 1000 + (2500 × 5) + 1095 + 200 + 300 = 11 595 euros.
Ainsi, le coût total de possession de cette imprimante multifonction serait estimé à 11 595 euros sur une durée de vie de 5 ans.
En utilisant cette formule, vous pouvez ajouter les valeurs spécifiques pour chaque élément et obtenir le coût total de possession de l'imprimante multifonction. N'oubliez pas d'adapter les unités de mesure (par exemple, convertir les coûts d'énergie en coûts annuels) pour garantir la cohérence des calculs.
Notez que ces chiffres sont purement fictifs et qu'il est nécessaire d'adapter les valeurs en fonction des spécifications de l'imprimante multifonction que vous envisagez d'acheter, des coûts de consommables spécifiques et d'autres facteurs pertinents.
Le calcul du coût total de possession (CTP) d'un photocopieur professionnel présente à la fois des avantages et des limites.
Voici un aperçu des deux aspects :
Côté avantages :
- Vous avez une vision globale des coûts : Le CTP permet de prendre en compte tous les coûts associés à l'utilisation du photocopieur sur l'ensemble de son cycle de vie, ce qui offre une vision plus précise des dépenses réelles.
- Votre prise de décision est éclairée : En évaluant le CTP, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées lors de l'achat et de la gestion du photocopieur. Elles peuvent comparer les coûts totaux de différents modèles et choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins et à leur budget.
- Vous anticipez les coûts futurs : Le CTP permet d'estimer les dépenses à long terme, y compris les coûts de maintenance, de consommables et de réparation. Cela aide les entreprises à prévoir et à budgétiser ces coûts pour éviter les surprises financières.
Côté limites :
- Une méthode de calcul complexe : Le calcul du CTP peut être complexe et nécessite de prendre en compte de nombreux éléments, tels que le coût d'acquisition, les coûts de maintenance, les coûts des consommables, etc. Cela peut rendre le processus de calcul plus difficile et chronophage.
- Des valeurs approximatives et des estimations incertaines : Certaines estimations utilisées dans le calcul du CTP, comme la durée de vie du photocopieur ou les coûts de maintenance, peuvent être basées sur des prévisions ou des moyennes. Cela peut entraîner une certaine incertitude quant aux résultats réels.
- Des facteurs externes importants aux impacts conséquents : Le CTP peut être influencé par des facteurs externes tels que l'évolution des coûts des consommables, les fluctuations des prix du marché ou les variations des besoins de l'entreprise. Ces facteurs peuvent rendre les estimations du CTP moins précises.
Malgré ces limites, le calcul du CTP reste un outil précieux pour évaluer les coûts globaux d'un photocopieur professionnel. Il permet aux entreprises de prendre en compte une gamme complète de dépenses et de faire des choix plus avisés en matière d'investissement et de gestion.
En évaluant le coût total de possession de leur équipement d’impression, vous avez en main tous les éléments vous permettant de choisir le photocopieur professionnel adapté à votre et vous avez une vision sur le long terme de ce que vous coûtera votre imprimante d’entreprise. De plus, connaître ces données vous évite les surprises financières et les coûts cachés.
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